Згідно Закону України "Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України" №1621-VII від 31.07.2014 р. та змін в Податковому кодексі України, з 01.01.2015 року "платник податку на додану вартість зобов'язаний надати покупцю (отримувачу) податкову накладну, складену в електронній формі, з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи, та зареєстровану в Єдиному реєстрі податкових накладних".

Саме з цією метою в програмі реалізовано можливість обміну податковими накладними (ПН) між контрагентами.

Функції роботи з ПН включають в себе:

  • Реєстрацію своїх ПН в Єдиному реєстрі податкових накладних;
  • Надсилання ПН контрагенту;
  • Отримання ПН від контрагента;
  • Відправлення Запиту щодо отримання відомостей з Єдиного реєстру податкових накладних та отримання Витягу.

Початкові налаштування

Розпочати роботу слід з налаштування власного профілю. Відкрийте вкладку "Профіль організації - Реєстраційна інформація".

Також обов'язково внесіть свій Індивідуальний податковий номер платника податку на додану вартість, збережіть зміни.

Перейдіть до Довідника контрагентів: "Меню - Довідники - Контрагенти". Якщо потрібний контрагент є в переліку, натисніть "Редагувати", якщо ж такого немає, його слід "Додати".

Соната Довідник Конрагенти

Вкажіть його код ЄДРПОУ та адресу електронної пошти (це обов'язково, на цю адресу йому будуть надходити ваші податкові накладні).

Соната Редагування контрагента

На вкладці "Додаткові" встановіть галку "Використовує ІПН" та вкажіть його індивідуальний податковий номер платника податку на додану вартість. Потім натисніть "ОК".

Тепер можна розпочинати роботу по обміну податковими накладними.

Відправлення накладної контрагенту

Створіть податкову накладну (ПН), заповніть її та збережіть.

Оберіть потрібну ПН в переліку накладних, натисніть "Відправити", програма запропонує обрати отримувача - реєстрація в ЄДР чи контрагент.

Також слід зазначити, що до реєстру відправляється лише підписана накладна. Контрагенту можна надіслати накладну, навіть якщо на неї ще не накладено підпис, але файл надісланої накладної все-одно буде підписано.

Соната обмін податковими накладними

Отримання накладної від контрагента

Отримання накладних від контрагентів відбувається у рамках загального прийняття пошти, для чого треба натиснути кнопку "Перевірити пошту".

Соната Перевірити пошту

Після закінчення процесу у вікні прийняття повідомлень буде відзначено, що ви отримали податкову накладну (або накладні). Вона буде перенесена до сторінки "Податкові накладні" - "Отримані".

Отримані податкові накладні

Обмін через Єдиний реєстр

Обмін податковими накладними

Обмін податковими накладними через Єдиний державний реєстр податкових накладних (ЄРПН) здійснюється у два етапи:

  • відправлення накладної до ЄРПН (реєстрація ПН) постачальником;
  • отримання накладної з ЄРПН покупцем за допомогою "Запиту щодо отримання відомостей з Єдиного реєстру податкових накладних" (J/F1300105).

Відправлення накладної до шлюзу ДПС є, по суті, її реєстрацією у ЄДРПН. Ця операція нічим не відрізняється від відправлення інших звітів. Якщо реєстрація пройшла успішно, то через деякий час ви отримаєте позитивну квитанцію.

Після цього ваш контрагент може отримати цю накладну з Єдиного реєстру за допомогою відповідного Запиту:

Запит до ЄДРПН

Реквізити вашого підприємства заповнюються автоматично з профілю Сонати.

Далі, вам потрібно обрати спосіб, яким ви хочете отримати інформацію по накладним з Єдиного реєстру:

  • за датою (перша галка) - у полі "Дата" треба вказати дату реєстрації потрібної накладної (або накладних) у ЄРПН. Зверніть увагу! Дата реєстрації не завжди збігається з датою виписки податкової накладної. Також треба встановити відповідні галки "видані/отримані" в залежності від того, які накладні вас цікавлять. Видані - ваші накладні, отримані - ваших контрагентів. Можна обрати обидві галки.
  • за списком - у таблиці треба вказати реквізити всіх накладних, які вас цікавлять. Цей спосіб ефективний лише для окремих випадків, оскільки потребує точних даних щодо накладних: номер, дату виписки, ІПН.

Для отримання самої накладної разом з інформацією про неї треба також встановити галку "Імпорт документу з квитанцією".

PS. Не зважаючи на назву цієї галки, фактично імпортується тільки ПН, без квитанцій.

Через деякий час у відповідь на Запит вам надійде "Витяг з Єдиного реєстру податкових накладних", у якому в таблицях будуть вказані всі зареєстровані податкові накладні, що відповідають параметрам, вказаним вами у Запиті. Якщо ви встановили галку "Імпорт документу з квитанцією", то ще через деякий час ви отримаєте самі файли вказаних у Витягу накладних. Отримання Витягу і накладних відбувається в Сонаті так само, як і для звичайних квитанцій.

Податкові накладні, що надійшли від ЄРПН, автоматично попадають до списку Виданих чи Отриманих накладних. Якщо накладна з такими реквізитами вже є, то вона не попаде до Сонати, про що буде сповіщено у Журналі обробки повідомлень.

Обмін розрахунками коригування

Обмін РК загалом такий самий, як і для накладних.