Деякі накладні, імпортовані в ПЗ “Соната” з XML (часто з 1С, BAS), можуть отримувати повторювані технічні номери (номер документа в періоді) замість наступного вільного номера. Це трапляється через порядок автоматичних дій під час імпорту – номер присвоюється до остаточної конвертації або виправлення полів.
Технічний номер (номер документа в періоді) визначається як наступне число від найбільшого номера в Сонаті для податкових накладних з такими ж параметрами: чаркод, код ДПІ, період (рік і місяць). Якщо під час імпорту одночасно включені дві опції – «Виправляти документи при імпорті» і «Імпортувати документи у новій версії…» – Соната може визначити номер до того, як чаркод або код ДПІ будуть виправлені.
Після конвертації/виправлення початковий номер стає неактуальним і може дублюватися.
Практичні варіанти дій для бухгалтера перед імпортом
Нижче – три робочі підходи. Оберіть той, який найкраще підходить для вашої ситуації.
Варіант А. Оновити 1С і формувати актуальний XML
- Зв’яжіться з вашим постачальником 1С, BAS, або відповідальним за їх налаштування.
- Попросіть, щоб XML‑файли формувалися у останній версії ПН з коректними полями (особливо код ДПІ).
- Після цього Соната імпортуватиме документи без додаткових «ремонтних» опцій і ризик дублювання мінімальний.
Варіант Б. Вимкнути виправлення, залишити тільки конвертацію
- У вікні імпорту зніміть галку «Виправляти документи при імпорті».
- Залиште лише опцію «Імпортувати документи у новій версії…»
- Переконайтеся, що 1С при формуванні XML хоча б коректно вказує код ДПІ.
- Результат:
Соната конвертує податкові накладні в нову форму, а технічний номер визначається вже для кінцевої версії документа, що знижує ймовірність дублювання.
Варіант В. Якщо змінити 1С неможливо – залишити тільки виправлення
- У вікні імпорту вимкніть конвертацію, залиште тільки «Виправляти документи при імпорті».
- Накладні імпортуються з коректним кодом ДПІ, але на старих бланках.
3. Після імпорту відкрийте Список накладних, виберіть імпортовані документи і конвертуйте їх вручну у нову версію.
4. Після успішної конвертації видаліть старі форми зі списку та з кошика, щоб уникнути плутанини.
Наслідки і ризики кожного підходу
- А. Оновлення 1С – найнадійніше, але потребує часу і взаємодії з постачальником.
- Б. Тільки конвертація – зручний і швидкий спосіб уникнути дублювання, якщо 1С формує хоча б коректний код ДПІ.
- В. Тільки виправлення – підходить, коли змінити 1С неможливо; потребує додаткових ручних дій після імпорту (конвертація у списку, видалення старих форм).
- Обидві опції одночасно – підвищує ризик дублювання; не рекомендується.
Чеклист для бухгалтера перед кожним імпортом
- Перевірити XML на наявність коректного коду ДПІ.
- Вибрати режим імпорту: тільки конвертація або тільки виправлення.
(Не ставити обидві опції одночасно). - Після імпорту перевірити технічні номери (номер документа в періоді), чаркод і код ДПІ у списку накладних.
- Якщо лишили тільки виправлення – конвертувати накладні вручну у списку і видалити старі форми.
- При підозрі на пошкодження бази – звернутися в техпідтримку і передати базу.