Перейти до змісту

Профіль підприємства

У правому верхньому куті Сонати знаходиться кнопка "Профіль організації", яка активує вікно управління профілем підприємства.

Це вікно містить посилання "Створити профіль", що відкриває майстер створення профілю, а також список існуючих профілів і поле фільтру (якщо кількість підприємств досить велика), призначеного для швидкого пошуку потрібного профілю.

Щоб активувати необхідний профіль і розпочати роботу з ним, треба просто натиснути на нього мишкою. Напроти активного профілю відображаються кнопки його редагування Соната кнопка Редагувати, видалення Соната кнопка Видалити та перенесення до іншої папки Соната кнопка Перемістити. Якщо профіль був налаштований не до кінця або з помилками, то після його активації на кнопці "Профіль організації" відображається знак попередження Соната Знак попередження.

Редагування профілю надає можливість змінити всі його параметри, крім коду ЄДРПОУ.

Видалення профілю призводить до фізичного знищення бази даних цього профілю. Після цього ви вже не зможете отримати доступ до всіх його звітів, квитанцій, податкових накладних тощо.

Перенесення профілю - це зміна фактичного місця розташування файлу бази даних профілю. Така функція може бути корисною для створення "мережевого" профілю, або якщо ви хочете тримати всі дані при собі (наприклад, на флешці). Зверніть увагу! У останньому випадку вам треба регулярно робити резервні копії, тому що будь-яка несправність змінного носія може призвести до втрати всіх даних профілю.

Створення профілю

Після першого запуску програма запропонує вам створити новий профіль або імпортувати його з інших програм електронної звітності, якщо ви раніше ними користувались.

Соната Створення нового профілю

Для самостійного створення профілю натисніть посилання "Створити новий профіль підприємства". З'явиться вікно майстра, який запропонує вам два варіанти: створити новий профіль або додати існуючий. Другий варіант призначений для ручного імпорту профілю з db-файлів, створених іншими копіями Сонати. Його можна використовувати для налаштування роботи з одним профілем підприємства на різних комп'ютерах.

Отже, обираємо варіант "Створити новий" і натискаємо кнопку "Далі". У наступному вікні програма запропонує ввести назву та код ЄДРПОУ (або ІПН) вашого підприємства.

Соната Майстер створення профілю підприємства

Для зручності це можна зробити автоматично, натиснувши посилання "завантажте інформацію з сертифікату". Вам потрібно буде тільки знайти на комп'ютері файл електронного сертифікату вашого підприємства.

Увага

Після створення підприємства його код ЄДРПОУ змінити буде неможливо.

Далі ви отримаєте можливість обрати установи, до яких будете звітувати: Фіскальна служба, Держстат, ПФУ. Для зручності рекомендується обрати одразу всі варіанти.

Соната Майстер створення профілю підприємства

Наступні вікна майстра призначені для налаштування параметрів звітування до обраних у попередньому вікні державних установ.

Оберіть відділення Фіскальної служби, в якому зареєстроване ваше підприємство (спочатку вкажіть свій регіон, а потім – місцеву інспекцію чи управління), та додаткові параметри.

Соната Майстер створення профілю підприємства

Вкажіть додаткову інформацію.

Соната Майстер створення профілю підприємства

Далі за потреби вкажіть відділення Держстату та Пенсійного фонду, а потім реєстраційну інформацію вашого підприємства: КОПФГ, КОАТУУ, КОДУ та КВЕД.

Також Соната запропонує вам налаштувати список звітів, які у подальшому будуть відображатися в переліку звітів, а також у нагадуваннях календаря.

Соната Майстер створення профілю підприємства

У наступному вікні вкажіть сертифікати, які необхідно використовувати при підписанні звітності.

Зверніть увагу, що для підпису деяких податкових документів знадобляться як мінімум два ключі: директора (або печатки підприємства) та бухгалтера. В інших випадках достатньо одного.

Після натиснення кнопки "Далі" з'явиться вікно налаштувань підпису. Натисніть кнопку "Обрати", потім вкажіть файл ключа і пароль до нього. Ці дані надаються центром сертифікації ключів і заповнюються для кожного обраного вище електронного підпису.

Соната Майстер створення профілю підприємства

Якщо ви встановлюєте ключі від АЦСК "Україна", то Соната запропонує також вказати окремий ключ шифрування. Останнім етапом налаштування профілю підприємства є встановлення параметрів електронної пошти. Тут треба вказати адресу вашої електронної скриньки та пароль доступу, інші параметри заповнюються автоматично для більшості сервісів електронної пошти.

Соната Поштовий акаунт

Зверніть увагу, що ця електронна скринька буде використовуватись для отримання квитанцій та повідомлень від контролюючих органів, а також для зворотного зв'язку з технічною підтримкою програми Соната, отже вона повинна бути існуючою і коректно налаштованою. Упевнитися в цьому можна за допомогою кнопки "Перевірити".

Редагування профілю

Підприємство

Всі дані профілю, крім коду ЄДРПОУ (або ДРФО), можна змінити після створення профілю. Для цього треба натиснути кнопку "Профіль організації" у правому верхньому куті, а потім кнопку редагування профілю Соната кнопка Редагувати.

Соната Профіль підприємства

У вікні, що відкрилося, на сторінці "Підприємство" можна змінити назву вашого підприємства.

Параметр "фізична" або "юридична особа" встановлюється автоматично з огляду на формат коду ЄДРПОУ/ДРФО.

Контакти

На сторінці "Контакти" ви можете вказати адресу підприємства (юридичну та фактичну) і телефон.

Поштовий індекс рекомендується вказувати як в загальному полі адреси, так і в полі "Поштовий індекс" (там треба вказати індекс юридичної адреси, якщо вони відрізняються).

Ці дані використовуються у деяких формах звітності, тож вони рекомендовані для заповнення.

Соната Налаштуйте профіль підприємства

Реєстраційна інформація

На сторінці "Реєстраційна інформація" слід вказати наступну інформацію:

  • Код КОАТУУ - класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України;

  • КОПФГ - класифікатор організаційно-правових форм господарювання;

  • КОДУ - класифікатор органів державного управління;

  • КВЕД - класифікатор видів економічної діяльності;

  • Наявність чи відсутність касового апарату. За наявності треба внести дані про модель та фіскальний номер;

  • Використовується у звітності ІПН чи ні. За умовою використання треба вказати індивідуальний податковий номер платника податків.

Ці дані є обов'язковими для багатьох форм Статистичної та Податкової звітності, тож вони повинні бути заповнені відповідно до реєстраційних документів підприємства.

Соната Профіль підприємства

Цифровий підпис

На сторінці "Цифровий підпис" розміщується інформація щодо електронно-цифрових підписів (ЕЦП), якими ви будете користуватись для подачі звітності.

ЕЦП представляє собою зашифрований файл ключа (Key-6.dat або *.ZS2) з паролем до нього та відповідний сертифікат (або два сертифікати) з розширенням .cer. Вони надаються центрами сертифікації ключів зазвичай на змінних носіях (дисках, флешках). У разі необхідності сертифікат можно завантажити з сайта відповідного центру сертифікації. Спочатку треба встановити галки до відповідних типів ключів. Якщо Ви не використовуєте якийсь тип підпису, то не ставте для нього відмітку.

Потім для кожного обраного підпису натисніть кнопку "Обрати" та вкажіть відповідний файл ключа. Важливо не переплутати ключі різних типів підпису, що мають однакову назву. Для кожного підпису також вкажіть пароль до ключа. Кнопка "Очистити" стирає дані ключа та пароля.

Якщо вказано вірний ключ та пароль і немає проблем з сертифікатами, то ліворуч від ключа з'явиться знак центру сертифікації, а у полі "Власник/Сертифікат" - відповідна інформація.

Підпис працівника використовується, якщо є необхідність підписувати документи четвертим ключем - другий бухгалтер або інший працівник.

Фіскальна служба

На сторінці "Фіскальна служба" розміщується інформація щодо реєстрації підприємства у підрозділі Державної Фіскальної Служби.

Районну інспекцію краще обирати за кодом, а не назвою, оскільки трапляються різні підрозділи з однаковими або схожими назвами.

Тут можна також вказати свою систему оподаткування. Якщо ви знаходитесь на спрощеній системі оподаткування та є платником Єдиного податку, Соната також запропонує вказати групу та ставку податку. Ці дані впливають тільки на Календар.

Соната система оподаткування

Держстат

На сторінці "Держстат" розміщується інформація щодо реєстрації підприємства у підрозділі Державної Служби Статистики.

Тут треба тільки обрати відповідне управління.

Соната Держстат ДССУ МЕРТ

Пенсійний фонд(ЄСВ)

На сторінці "Пенсійний фонд(ЄСВ)" розміщується інформація щодо реєстрації підприємства у підрозділі Пенсійного Фонду України.

Тут треба вказати своє відділення ПФУ і реєстраційний код.

Соната Пенсійний фонд ПФУ

Банківські рахунки

Сторінка "Банківські рахунки" містить відомості щодо банківських реквізитів вашого підприємства для основного рахунку, рахунку електронного адміністрування ПДВ, а також спеціального рахунку: назви банку, його МФО та номеру вашого розрахункового рахунку. Банк можна обрати кнопкою "...", при цьому автоматично запишеться відповідний код МФО.

Соната налаштування Банківські рахунки

Контрагенти

На сторінці "Контрагенти" можна додавати, видаляти та редагувати контрагентів вашого підприємства.

Вікно також містить фільтр, в якому для пошуку можна вказати назву, код ЄДРПОУ або ІПН.

Соната Довідник Контрагенти

Кнопка "Експорт..." дозволяє експортувати список контрагентів у файл формату CSV. Відповідно за допомогою кнопки "Імпорт..." цей файл можна завантажити, при цьому нові контрагенти з файлу додадуться до вже існуючих у довіднику. Таким чином можна виконати перенос та копіювання довідника між різними профілями.

Вікно додавання/редагування контрагента містить дві вкладки із загальними та додатковими параметрами. Загальні параметри містять наступні елементи: назва контрагента, його код ЄДРПОУ або ДРФО, адреса, телефон та електронна адреса. Останній параметр використовується для обміну податковими накладними між контрагентами, тож він досить важливий. Також для зручності можна відмітити тип контрагента: покупець або продавець. Можна вказати також обидва типи для контрагентів, які є одночасно споживачами та постачальниками. Цей параметр буде використовуватись в деяких звітах для швидкого вибору контрагентів.

Соната редагування контрагента

Додаткові параметри містять параметри банку контрагента, дані щодо договору ЦПХ та індивідуальний податковий номер.

Зверніть увагу: якщо контрагент не є платником ПДВ (умовний ІПН = 100000000000), то галку "Використовує ІПН" все-одно треба встановити. При цьому вказувати ЄДРПОУ теж обов'язково - оберіть такий, що не може співпасти з кодами інших контрагентів, наприклад "00000000".

Соната карточка контрагента

Сторінка сертифікату містить дані про електронний сертифікат цифрового підпису підприємства (особи). Ці дані можна завантажити з файлу сертифікату або автоматично з сайту АЦСК контрагента (якщо заповнено поле ЄДРПОУ на загальній сторінці).

Соната Редагування контрагента Сертифікат

Працівники

Ця сторінка призначена для управління даними працівників підприємства, дані яких будуть використовуватись у звітності.

Вікно працівників схоже за виглядом та функціональністю з вікном контрагентів.

Якщо ви плануєте заповнювати цю таблицю, тоді, перш за все, відмітьте галкою ознаку "Наявні наймані працівники".

Вікно додавання/редагування працівників містить дві вкладки із загальними параметрами та даними ЄСВ. Загальні параметри містять наступні елементи: прізвище, ім'я та по-батькові працівника, стать, код ДРФО (або серія паспорту) та наявність громадянства України, контактні дані, дата народження кількість дітей, ознака податкової соцпільги.

Соната Редагування працівника

Вкладка даних ЄСВ містить інформацію щодо категорії застрахованої особи, наявності трудової книжки, дати прийому на роботу та звільнення, наявності спеціального стажу та цивільно-правового договору, військового звання та класифікатору професій.

Соната Редагування працівника ЕСВ

Поштові налаштування

Сторінка поштових налаштувань дозволяє створювати, редагувати, видаляти та обирати електронну поштову адресу, яка буде використовуватись підприємством для відправки звітів та отримання квитанцій. Також тут вказані адреси серверів державних установ прийому звітності.

В Сонаті існує можливість пришвидшити прийняття пошти з обмеженням деяких функцій програми. Ці налаштування доступні у параметрах профілю на сторінці пошти.

Можливі такі варіанти:

  1. Якщо вам взагалі не потрібен обмін податковими накладними між контрагентами і ви користуєтесь Сонатою тільки для подання звітності, тоді зніміть галку "Перевіряти скриньку на наявність..." та збережіть профіль. При цьому Соната буде перевіряти листи тільки з адрес ДФС та Держстату, що означатиме найшвидшу обробку кореспонденції (як було у попередніх версіях до 0.10).

П.С. Надсилання накладних залишиться доступним.

Увага

Обрана електронна поштова адреса повинна використовуватись виключно для звітності – сторонні листи можуть значною мірою уповільнити прийняття квитанцій.

Соната Профіль підприємства Поштові налаштування

При натисненні на кнопку з написом "Встановити пошту" з'являється список налаштованих скриньок та пункти меню, що дозволяють створити, редагувати або видалити поточну адресу.

При додаванні чи редагуванні адреси спочатку заповнюються основні параметри пошти: адреса та пароль, а також обирається тип прийому листів. За замовчуванням стоїть "IMAP".

При цьому, якщо ваш поштовий сервер є серед списку налаштованих, то всі інші параметри визначаються автоматично. У цьому випадку достатньо тільки перевірити коректність налаштувань кнопкою "Перевірити", та зберегти пошту кнопкою "ОК".

Соната поштовий акаунт

Якщо ваш поштовий сервер не налаштовується автоматично, тоді вам потрібно натиснути кнопку "Показати деталі" та налаштувати додаткові параметри скриньки згідно з інструкціями вашого серверу (їх зазвичай можна знайти у розділі допомоги на інтернет-сторінці поштового серверу). Після налаштування також треба натиснути кнопку "Перевірити".

Соната Поштовий акаунт

Увага

Для деяких серверів потрібні додаткові налаштування у веб-інтерфейсі.

Список поштових серверів, для яких Соната має автоматичні налаштування:

  • 3g.ua

  • bigmir.net

  • email.ua

  • gala.net

  • gmail.com

  • i.ua

  • meta.ua

  • ua.fm

  • ukr.net

  • ukrpost.ua

  • voliacable.com

  • yahoo.com

Додаткові поштові налаштування

Для здійснення відправки звітів та прийому квитанцій деякі з популярних поштових сервісів потребують додаткових налаштувань. Це скриньки інтернет-порталів ukr.net, gmail.com та meta.ua. Докладніше про їх налаштування викладено нижче.

UKR.NET

Перейти до налаштувань поштової скриньки можна за посиланням https://mail.ukr.net/desktop#settings/protocols. Якщо воно не працює, то на інтернет-сторінці своєї поштової скриньки зробіть наступні кроки:

  1. Наведіть курсор миші на назву електронної поштової скриньки у правому верхньому куті сторінки та виберіть пункт “Поштові програми”:

Соната ukr.net Налаштування IMAP

Налаштування скриньки (в новому інтерфейсі):

  1. Увімкніть перемикач біля пункту "Використання IMAP та SMTP"

  2. Натисніть кнопку "Зберегти зміни":

Соната ukr.net
Налаштування скриньки (в старому інтерфейсі):

  1. Поставте галочку "Увімкнути IMAP/SMTP"

  2. Натисніть кнопку "Зберегти зміни":

Соната ukr.net 2

Увага

У зв'язку із припиненням у 2014 році підтримки та оновлення Windows XP компанією Microsoft, поштовий сервіс UKR.NET не працює у даній операційній системі за протоколом IMAP.

GMAIL.COM

Перейти до налаштувань поштової скриньки можна за посиланням https://mail.google.com/mail/?shva=1#settings/fwdandpop. Якщо воно не працює, то на інтернет-сторінці своєї поштової скриньки зробіть наступні кроки:

  1. Натисніть кнопку налаштувань у вигляді шестерінки у правому верхньому куті сторінки.

  2. Оберіть пункт меню "Налаштування" ("Настройки"):

Соната gmail Налаштування ІМАП

Налаштування скриньки:

  1. Натисніть зверху посилання "Пересилання та POP/IMAP" ("Пересылка и POP/IMAP").

  2. У розділі "Доступ IMAP" поставте відмітку біля пункту "Увімкнути IMAP" ("Включить IMAP").

  3. Натисніть кнопку "Зберегти зміни" ("Сохранить изменения"):

Соната gmail Увімкнути IMAP

Крім цього, необхідно дозволити доступ до акаунту для менш безпечних додатків.

Для цього зробіть наступні кроки:

  1. Натисніть на піктограму у вигляді кола з першою літерою назви поштової скриньки у правому верхньому куті сторінки на виберіть "Обліковий запис Google" ("Аккаунт Google");

Соната Обліковий запис Google

  1. Оберіть розділ "Безпека", нижче за списком знайдіть пункт "Доступ для менш безпечних додатків" ("Ненадежные приложения, у которых есть доступ к аккаунту");

  2. Натисніть "Увімкнути доступ" ("Открыть доступ") і увімкніть перемикач.

Доступ до менш безпечних додатків

META.UA

Перейти до налаштувань поштової скриньки можна за посиланням http://webmail.meta.ua/settings.php?optpage=POP3_server. Якщо воно не працює, то на інтернет-сторінці своєї поштової скриньки зробіть наступні кроки:

  1. Натисніть "Налаштування" ("Настройки") у правому верхньому куті сторінки:

Соната налаштування meta

  1. На наступній сторінці натисніть "Налаштування POP3/SMTP сервера" ("Настройка POP3/SMTP сервера").

Налаштування скриньки:

  1. Поставте відмітку біля пункту "Дозволити доступ за протоколом POP3/SMTP. Видалені поштовою програмою листи можуть бути відновлені з Кошика протягом 20 днів" ("Разрешить доступ по протоколу POP3/SMTP. Удаленные почтовой программой письма могут быть восстановлены из Корзины в течение 20 дней").

  2. Поставте відмітку біля пункту "Я не робот" (за потреби вирішіть CAPTCHA)

  3. Натисніть кнопку "Зберегти" ("Сохранить"):

Ліцензія

Сторінка "Ліцензія" має інформацію щодо наявності, типу та дати закінчення ліцензії для поточного підприємства. Ліцензійні права перевіряються автоматично для всіх профілів під час завантаження програми. При необхідності можна також скористатися кнопкою "Перевірити" для оперативного отримання інформації про ліцензію (якщо автоматична перевірка не була успішною за якихось причин).

Соната Оновити інформацію про ліцензію

Бланки

Тут ви можете налаштувати перелік звітів, які будете використовувати у процесі роботи з Сонатою.

Це може пришвидшити вибір потрібного бланку під час створення документу. Також слід зазначити, що в нагадуваннях календаря будуть відображатися строки подачі тільки для обраних у цьому вікні звітів.

Соната Бланки

Ви можете не обирати бланки самостійно, а використовувати запропонований перелік звітів, що формується на основі інформації, зазначеної у профілі.

Мережевий профіль

Хоча Соната розроблена, як суто клієнтська програма, її можна використовувати і для роботи з одним профілем підприємства на різних комп'ютерах.

Для цього є кілька умов:

  • Робота з одним профілем не може проводитись одночасно на кількох комп'ютерах, тільки по черзі. Тобто, щоб почати працювати в Сонаті з профілем на одному комп'ютері, ви повинні переконатись, що цей профіль не є активним (обраним) у інших працівників вашого підприємства.

  • Потрібна папка на будь-якому з комп'ютерів вашої мережі, яка буде завжди доступною для всіх інших та надасть їм вільний доступ до файлів. Краще за все виділити один комп'ютер у якості робочого серверу, який буде увімкнений завжди протягом робочого часу.

  • Соната не надає можливості розподілити права користувачів або подивитись, хто саме робив якісь зміни у звітності чи у профілі. Тому вам треба самостійно слідкувати за тим, щоб з програмою працювали тільки ті працівники, яких вона стосується.

Отже, процес налаштування роботи на кількох комп'ютерах складається з наступних кроків:

  1. Спочатку треба створити мережеву папку на комп'ютері, який ви вирішили використовувати у якості серверу. Для цього створіть папку у будь-якому зручному місці диску та налаштуйте для неї загальний доступ. Переконайтесь, що всі користувачі матимуть до неї повний доступ, це можна подивитись у властивостях папки на закладці безпеки.

Соната мережеві налаштування

  1. Тепер ви можете відкрити Сонату на будь-якому комп'ютері вашої мережі та створити там профіль підприємства. Якщо профіль вже десь є, то цей крок треба пропустити, а наступний почати саме з того комп'ютера, де ви раніше вже працювали в Сонаті.

  2. У Сонаті зі створеним профілем вам треба перенести його файл до папки, яку ви налаштували на першому кроці. Для цього відкрийте список профілів та натисніть на стрілку "Перемістити файл профілю".

Соната Перемістити файл профілю

Оберіть серед вашої мережі комп'ютер, який ви вирішили зробити сервером, там ви повинні побачити папку, що налаштували для загального доступу. Оберіть її та натисніть кнопку "Сохранить" ("Зберегти", "Save").

  1. Ваш профіль вже там. Тепер треба налаштувати його на всіх інших комп'ютерах мережі. Для цього на кожному з них у Сонаті створити новий профіль, і при створенні на першій сторінці оберіть "Додати існуючий".

Соната Додати існуючий

Вкажіть файл профілю у загальній папці на сервері (має назву згідно ЄДРПОУ та розширення .db), який ви перенесли на третьому кроці. Натисніть "Далі", потім налаштуйте поштову скриньку та натисніть "Завершити".

Соната може вказати, що профіль з таким кодом вже існує, тоді існуючий профіль доведеться видалити (при цьому видаляються всі звіти, квитанції, накладні та ін., якщо вони там є!).

Ви можете зустрітись із ситуацією, коли мережевий профіль у списку Сонати неактивний (сірий) і його не можна обрати. Це може бути по двум причинам:

  • файл профілю недоступний (вимкнено сервер, проблеми з комп'ютерною мережею або немає доступу до папки з профілем);

  • з цим профілем вже хтось працює (можливо, просто запущена Соната з активним профілем).

Резервне копіювання

Для збереження даних чи переносу їх на інший комп'ютер, ви можете створювати резервну копію своїх профілів та відновлювати її.

Створена резервна копія дає можливість відновлювати інформацію про профіль та звіти при втраті оригіналу або повторному встановленні операційної системи.

Для копії вам потрібно зайти до "Меню", та обрати пункт "Резервна копія" - "Створити".

Соната Резервна копія

Після цього оберіть, які саме профілі ви хочете включити до резервної копії. У полі "Коментар" автоматично проставляється дата створення архіву, але його можна заповнити і чимось іншим. Після натиснення кнопки "Зберегти" буде створено архів даних у форматі .bkp.

Соната Створення резервної копії

Для відновлення даних необхідно зайти до "Меню", та обрати пункт "Резервна копія" - "Відновити". Оберіть потрібний Вам архів формату .bkp. При цьому вам надається можливість обрати, інформацію про які саме підприємства слід відновити.

Соната Відновлення резервної копії

Увага

Якщо ви відновите профіль, який вже існує в Сонаті, всі його дані будуть замінені на ті, що містяться в архіві.

Про цю операцію програма попереджає сповіщенням:

Соната Резервні копії