Звіт з ЄСВ

Загальні положення

Якщо при заповненні ЄСВ-звіту ви допустили помилку тільки в персональних даних працівника, то її можна умовно віднести до «негрошових» помилок. Особливість «негрошових» помилок полягає в тому, що їх можна виправити шляхом скасування або коригування. Роботодавець неправильно вказав прізвище працівниці в таблиці 6 і дату звільнення працівника в таблиці 5 — ці помилки не стосуються сум грошей, відповідно їх можна віднести до «негрошових».
При виправленні «негрошової» помилки слід керуватися положеннями розділу V Порядку № 435. Граничні строки для виправлення «негрошової» помилки в разі її самостійного виявлення Порядком № 435 не встановлені. Тобто виправити помилку можна відразу як вона була виявлена у минулому періоді.

Помилка «неправильно вказане прізвище».

Для виправлення помилки в прізвищі, імені або по батькові для особи, з якою у вас продовжуються трудові (цивільно-правові) відносини, вам достатньо в наступному місяці подати звітні відомості про особу вже з правильним прізвищем, ім'ям або по батькові.

У разі потреби виправлення помилки в прізвищі, імені або по батькові для звільненого працівника необхідно скористатися «скасовуючою» формою звіту, де одна таблиця міститиме помилкові відомості — тип «скасовуюча» і друга — із зазначенням типу «початкова» з правильними відомостями.

Помилка «неправильно вказана дата звільнення».

Помилку в цьому випадку допустили не лише в таблиці 5 ЄСВ-звіту, але ще і в таблиці 6. Річ у тому, що якщо в таблиці 5 ЄСВ-звіту є позначка про початок або закінчення трудових відносин із застрахованою особою, то в таблиці 6 у графі 15 роботодавець вказує відповідну кількість днів перебування в трудових (цивільно-правових) відносинах. У випадку якщо ви в графі 15 таблиці 6 зазначите кількість днів, що відповідає повному місяцю, і при цьому в таблиці 5 зазначите дату прийняття на роботу або звільнення з роботи в середині місяця, то система, яка приймає звітні відомості, повідомить вас про помилку.

У разі виявлення страхувальником у ЄСВ-звіті після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (окрім сум), що стосуються застрахованої особи, подаються скасовуючі документи. Тобто страхувальник повинен сформувати і подати ЄСВ-звіт за попередній період, що містить: перелік таблиць ЄСВ-звіту, відповідну таблицю із зазначенням типу форми «скасовуюча» з помилковими відомостями і відповідну таблицю із зазначенням типу форми «початкова» з правильними відомостями.

Зверніть увагу на наступне:
на титульному аркуші (перелік таблиць звіту) наводять форму звіту («початкова», «скасовуюча» або «додаткова»), а в самих таблицях вказують тип таблиці («початкова», «скасовуюча» або «додаткова»).

Таким чином, за останній звітний період, у якому працівник перебував у трудових відносинах з роботодавцем (за місяць звільнення — серпень), складіть:

• таблицю 5 з типом «скасовуюча», даними звільненого працівника і помилковою датою звільнення;
• таблицю 5 з типом «початкова», даними звільненого працівника і правильною датою звільнення;
• титульний аркуш (перелік таблиць звіту) за формою «скасовуюча» на обидві таблиці 5;
• таблицю 6 з типом «скасовуюча». У ній зазначте відомості, які були помилковими, — кількість днів перебування в трудових відносинах, які раніше вказали в таблиці 6 ЄСВ-звіту за серпень. Окрім цього, в рядку дублюються всі інші дані, які були вказані правильно і виправленню не підлягають;
• таблицю 6 з типом «початкова». У ній зазначте рядок з правильними даними про застраховану особу — правильною кількістю днів перебування застрахованої особи в трудових відносинах у місяці звільнення.
  Причому заповнюйте їх так, щоб суми, вказані в реквізитах 17 — 21, відповідали сумам, наведеним у таблиці 6 з типом «скасовуюча»;
  При формуванні і наданні таблиці 6 ЄСВ-звіту з позначкою «початкова» у звіті за формою «скасовуюча» зміни в сумових показниках (реквізити 17 — 21) не допускаються.
• до обох таблиць 6 складіть один перелік таблиць звіту за формою «скасовуюча».

Зверніть увагу! «Скасовуючий» тип таблиці 6 ЄСВ-звіту не може застосовуватися без одночасного подання таблиці 6 з типом «початкова», а «скасовуючий» тип таблиці 5 ЄСВ-звіту може застосовуватися без одночасного надання таблиці 5 з типом «початкова».

При наданні звіту за формою «скасовуюча» таблиця 1 ЄСВ-звіту не формується.

ЄСВ з ознакою "Додаткова"

Звіт ЄСВ зі статусом «Додаткова» використовується для виправлення відомостей про застрахованих осіб, якщо у Додатку 4 за попередній період не було зазначено застраховану особу, з якою було укладено або розірвано трудовий договір.

Звіт зі статусом «Додаткова» можливий лише для Таблиці 5 та Таблиці 7 і подається після закінчення звітного періоду.

В програмі Соната звіти показуються з наступними чаркодами:

J/F3040512 – Таблиця 5 – «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби»;

J/F3040712 – Таблиця 7 – «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».

Дані таблиць 5,7 подаються разом з титульним листком «Перелік таблиць звіту» – ідентифікатор форм J/F3000412, в якому також встановлена ознака «Додаткова».

Зазначимо, що виправлення помилок за допомогою звіту зі статусом «Додаткова» не передбачає внесення змін до нарахованих сум.

Звіт зі статусом «Додаткова» допускається для доповнення такою інформацією:

• даних про укладання або розірвання трудового договору;
• відомостями про укладення та розірвання цивільно-правового договору;
• відомостями про укладення або розірвання договору із застрахованою особою при його працевлаштуванні на нове місце роботи;
• інформацією про надання відпустки по догляду за дитиною 3-16 років;
• відомостями про надання відпустки по догляду за дитиною до 3 років;
• інформацією про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

Для створення форми з ознакою «Додаткова» потрібно:

• Обрати період, в якому потрібно створити додаткову форму;
• Виділити потрібні бланки (Перелік таблиць звіту J/F3000412 і, наприклад, таблицю 5 - J/F3040512);
• У переліку таблиць звіту встановити ознаку “Додаткова”:
  
• В таблиці 5 також встановити відповідну ознаку:
  
• Після цього і подальшого заповнення, пакет звіту готовий для подання до контролюючого органу (у прикладі – це Перелік таблиць звіту та Таблиця 5).

ЄСВ з ознакою "Скасовуюча"

Зверніть увагу!
Уточнюючий або скасовуючий звіт з ЄСВ за минулі періоди до кінця 2015 року включно, подається на старому бланку Е04І. Від початку 2016 року використовується новий бланк F/J3000412. Для того щоб подати звіт за формою Е04І має бути подана до пенсійного фонду України - DGVA, “Картка приєднання до договору про супровід електронних звітів в системі подання електронних звітів до ПФУ“. Звіт F/J3000412 подається до податкової інспекції на підставі чинної заяви F/J1392001.

ЄСВ на новому бланку

1. Оберіть рік, період і стан звіту:
2. Оберіть перелік таблиць звіту встановивши позначку на бланку J3000412. При цьому автоматично проставляться позначки навпроти двох таблиць 1 і 2. За необхідності оберіть інші таблиці які буде включено до пакету.
   В разі якщо обрано “Уточнюючий/Скасовуючий” стан звіту, позначку навпроти таблиці 1 потрібно прибрати і залишити лише ту таблицю по якій має бути коригування.

Іншим варіантом створення “Уточнюючого/Скасовуючого” звіту з ЄСВ є створення його на підставі даних вже поданого за минулий період звіту:

На поданому звіті за минулий період який потребує коригування, клацаємо правою кнопкою мишки і обираємо пункт “Створити скасовуючий ЄСВ” і далі ту таблицю в дані якої потрібно внести зміни. В результаті відкриється три вкладки:

• Титульна сторінка (перелік таблиць звіту) з ознакою “Скасовуюча”
• Обрана таблиця з ознакою “Скасовуюча”
• Обрана таблиця з ознакою “Початкова”